Di Era modern ini, outsourcing menjadi solusi bagi banyak perusahaan sehubungan masalah kurangnya sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga dengan mempergunakan jasa outsourcing memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus untuk menangani key activity atau kegiatan bisnis utama yang bersifat strategis dan menyerahkan pekerjaan non-core pada perusahaan jasa outsourcing sehingga perusahaan jasa outsourcing mampu membantu perusahaan pengguna jasa outsourcing meningkatkan efisiensi pekerjaan-pekerjaan non-core pada perusahaan pengguna jasa outsourcing itu sendiri.
Hadirnya outsourcing dapat membuat perusahaan tetap fokus pada hal yang bersifat strategis, sehingga urusan yang bersifat teknis dan memiliki agenda khusus masih bisa dikelola oleh karyawan eksternal atau pihak outsourcing. Misalnya, seperti proyek musiman atau rencana meningkatkan produksi jangka pendek. Selain itu, untuk beberapa perusahaan mungkin memiliki proses yang hanya berlangsung untuk waktu yang singkat seperti halnya proyek, jauh lebih efisien dan menguntungkan untuk memperkerjakan tim pekerja outsourcing sementara untuk ditempatkan pada projek tersebut dibandingkan menginvestasikan waktu, uang, dan upaya untuk melatih dan mempertahankan pekerja internal. Umumnya perusahaan outsourcing telah menyediakan karyawan yang ahli di bidangnya. Sehingga produktivitas dapat berjalan lebih efisien. Selain itu, ketika perusahaan memiliki proyek musiman, outsourcing dapat memberikan bantuan SDM saat dibutuhkan dan melepaskannya saat tidak lagi diperlukan.
Dalam hal kebutuhan akan sumber daya manusia ini, komunikasi merupakan satu kunci sukses untuk hubungan outsourcing antara pemakai jasa outsourcing dengan perusahaan jasa outsourcing. Penting sekali menjaga komunikasi yang baik untuk mencegah terjadinya salah pengertian, beda persepsi, dan segala masalah lainnya. Sehingga karyawan yang direkrut oleh perusahaan outsourcing sesuai dengan kebutuhan yang di kehendaki oleh perusahaan pengguna jasa outsourcing.
Selain itu perusahaan pemakai jasa outsourcing dapat mengurangi beban rekrutmen dimana semua urusan seleksi karyawan outsourcing dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa (perusahaan outsourcing). Ketika perusahaan menggunakan jasa outsourcing, mereka dapat melakukan penghematan biaya khususnya dalam urusan SDM mulai dari biaya perekrutan hingga pelatihan. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. Keuntungan yang sangat taktis dari outsourcing adalah memungkinkan untuk mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. Pengurangan biaya ini dapat dan dimungkinkan diperoleh dari mitra outsource melalui berbagai hal, misalnya spesialisasi, struktur pembiayaan yang lebih rendah, ekonomi skala besar (economics of scale). Pengurangan ini tidak mungkin dapat diperoleh apabila aktivitas yang bersangkutan dilakukan sendiri karena tidak mempunyai kemudahan seperti yang dimiliki oleh mitra outsource di atas.
Terkadang sebuah perusahaan mengalami pertumbuhan yang tidak dapat didukung oleh staf internalnya sendiri. Untuk menjaga kecepatan pertumbuhan perusahaan, maka perusahaan dapat memilih untuk mempekerjakan tenaga kerja terlatih dari perusahaan pihak ketiga, untuk ditempatkan sesuai kebutuhan dan di mana diperlukan dalam operasinya tanpa mengganggu aliran bisnisnya. Outsourcing mendukung pertumbuhan perusahaan dengan menyediakan sumber daya manusia yang terlatih untuk ditempatkan sesuai kebutuhan dan dimana diperlukan dalam operasinya tanpa menganggu aliran bisnis. Dengan menggunakan jasa karyawan outsourcing, perusahaan bisa menghemat anggaran untuk memberikan pelatihan karena karyawan outsourcing sudah memiliki keahlian spesifik yang dibutuhkan perusahaan, seperti keahlian membersihkan atau mengelola inventaris.
Inovasi, untuk penyempurnaan layanan merupakan suatu hal yang menentukan dalam layanan outsourcing. Dalam setiap layanan yang diberikan, perlu adanya suatu penyempurnaan, baik yang berupa sistem maupun prosedur. Oleh karena itu, diperlukan inovasi terus menerus untuk penyempurnaan peforma layanan.
Ketulusan (Integrity), merupakan dasar hubungan antara vendor dan pemakai jasa. Dengan ketulusan, hubungan outsourcing dapat terjaga lebih ideal. Dalam hal ini, diperlukan kerja sama antara kedua belah pihak. Untuk menjaga hubungan dalam jangka panjang, pihak vendor maupun pemakai jasa harus memperlihatkan ketulusan tersebut. Mengambil keuntungan sepihak di luar batas etika dan batas rasional dapat menyebabkan tidak baiknya hubungan outsourcing. Untuk menjaga ketulusan itu, pastikan ada niat baik dan etika berbisnis dari kedua belah pihak.
Produktivitas, merupakan suatu hal penting dalam hubungan outsourcing. Produktivitas merupakan barang/jasa yang dihasilkan dalam suatu outsourcing dan merupakan suatu dasar penilaian keberhasilan dari outsourcing. Untuk meningkatkan produktivitas, diperlukan kerja sama yang optimal dari vendor dan pemakai jasa. Segala cara dengan sistem dan peralatan untuk peningkatan produk harus melibatkan kedua belah pihak. Tanpa adanya peran kedua belah pihak, mustahil produktivitas tersebut dapat ditingkatkan.
Membagi resiko. Apabila semua aktivitas dilakukan oleh perusahaan sendiri, semua investasi yang diperlukan untuk setiap aktivitas tersebut harus dilakukan oleh perusahaan sendiri pula. Perlu diingat bahwa semua bentuk investasi menanggung resiko tertentu. Apabila semua investasi dilakukan sendiri maka seluruh resiko juga ditanggung sendiri. Apabila beberapa aktivitas perusahaan dikontrakkan kepada pihak ketiga maka resiko akan ditanggung bersama pula.
Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain. Setiap perusahaan tentu mempunyai ketebatasan dalam kepemilikan sumber daya. Tantangan yang terus-menerus harus dihadapi adalah bahwa sumber daya tersebut harus selalu dimanfaatkan untuk memanfaatkan bidang-bidang yang paling menguntungkan. Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang dimiliki secara terbatas tersebut untuk bidang-bidang kegiatan utama, yaitu hal yang paling dibutuhkannya.
Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering. Outsourcing adalah produk samping dan salah satu manajemen tools yang sangat unggul, yaitu business process reengineering. Reengineering adalah pemikiran kembali secara fundamental mengenai proses bisnis, dengan tujuan untuk melakukan perbaikan secara dramatis tentang ukuran-ukuran keberhasilan yang sangat kritis bagi perusahaan, yaitu biaya, mutu, jasa, dan kecepatan.
Pada akhirnya outsourcing membantu perusahaan pengguna jasa outsourcing untuk fokus pada hal yang bersifat strategis, melaksanakan business process reengineering, membagi resiko, mengurangi beban rekrutmen serta meningkatkan produktivitas.